2024 Autor: Harry Day | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 15:43
Todos pueden hacer su trabajo y sentirse satisfechos, y todo lo que se necesita es conocer las claves para aumentar su propia productividad.
Seguro que conoces algunas recomendaciones. Estoy seguro de que has estudiado muchos materiales sobre el tema de la eficacia personal e incluso utilizas algo. Todos tendemos a utilizar técnicas que hemos dominado con nuestros propios recursos. Al mismo tiempo, en la otra cara de la moneda está el deseo de limitarnos a ellos, incluso cuando dejan de ser tan efectivos.
Y como solemos ceñirnos a las viejas tácticas, dejamos de buscar nuevas y mejores. No los modificaremos, porque todo lo que hemos hecho antes estará bien.
Supongo que quieres algo más que "servirá". Si realmente quiere sentir que su día no fue en vano, que hizo lo mejor que pudo hoy, intente lo siguiente 1 5 trucos inteligentes para mejorar la productividad:
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Técnica Pomodoro
Es posible que ya haya oído hablar de esta técnica, pero la pregunta es cómo afecta exactamente a la productividad. La magia comienza después de algunas repeticiones. Una vez que este "truco" se convierte en un hábito, la capacidad de concentrarse en una tarea durante un período de tiempo determinado se vuelve 10 veces mejor. La técnica crea condiciones que te sumergen en la tarea, por eso es tan eficaz. Y si considera que la concentración ya es el 50% de la productividad (el otro 50% es en realidad el comienzo del trabajo), entonces dominar Pomodoro puede convertirse en un truco extremadamente influyente en su arsenal de eficiencia (si siente la necesidad e interés en esto tema, luego la técnica en sí se revelará en un artículo separado)
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Anote las 3 tareas más importantes del día cada mañana.
La ansiedad por los días perdidos es uno de los asesinos más precisos de la productividad. Para evitar su efecto perjudicial, es necesario dedicar unos minutos cada mañana a priorizar y determinar las 3 principales tareas del día. Al hacerlo, sea preciso en sus palabras y use una redacción específica. Por ejemplo, "buscar un hotel" no es adecuado. En su lugar, escriba "ver y comparar los precios de los hoteles A, B, C". Tal redacción le salvará de la tentadora navegación por Internet.
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Establezca una hora específica para consultar su correo electrónico
Uno de los desperdicios de tiempo más peligrosos es revisar docenas de correos electrónicos. Y todo comienza con una notificación por correo electrónico, y pasará de 20 a 30 minutos antes de que recobre el sentido. Para evitar esto, debe definir 2 veces al día para revisar su correo. El momento más óptimo es antes del almuerzo y antes del final de la jornada laboral. De esta manera, no te perderás nada importante y no perderás tu tiempo durante el día.
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Aprende a negarte
Mucha gente no sabe cómo decir que no, pero si realmente desea aumentar su productividad, debe dejar de dejar que otros llenen las ondas de radio. De hecho, para la mayoría de la gente, la redacción es suficiente: "Estoy ocupado en este momento. Te avisaré cuando esté libre". Pero si este es su jefe, haga lo siguiente:
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Utilice la regla de los 5 minutos: si una tarea se puede completar en 5 minutos, hágalo.
Es inevitable que aparezcan pequeñas tareas durante la jornada laboral, pero no pierda el tiempo pensando en completarlas o no. En su lugar, pregúntese si puede completarlos en menos de 5 minutos. Si la respuesta es sí, hazlo. Si la respuesta es no, agregue la tarea a su lista de tareas pendientes (debajo del TOP-3 importante) y tómese un tiempo para hacerlo más tarde.
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Usa bloqueadores de anuncios
¡Hay tantos sitios de diversión y entretenimiento en Internet que tienen un efecto catastrófico en nuestra productividad! Comience a usar bloqueadores de anuncios para poder trabajar sin la amenaza de notificaciones emergentes y pancartas repentinas. Pregúntele a Google cuál es el mejor bloqueador de anuncios para su navegador e instálelo.
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Escuchar música
La música es una forma maravillosa de mantenerse concentrado y productivo. Dado que tenemos diferentes preferencias, tiene sentido experimentar y encontrar exactamente las pistas que se adapten a usted. También puede utilizar recursos que reproduzcan el ruido de fondo general. Por ejemplo, el recurso Coffitivity () simula el ruido en un café, que según la investigación () aumenta nuestra productividad.
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Utilice plantillas (cartas, presentaciones, informes)
Una plantilla es un documento de tipo general que se utiliza para todas las tareas que se realizan de la misma manera cada vez. ¿Envía regularmente recordatorios a los empleados por correo electrónico? Así que crea una plantilla para esto. Lo mismo se aplica a las presentaciones u hojas de cálculo: busque o cree la plantilla que necesita y le ahorrará mucho tiempo.
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"Empaquetar" tareas similares
Este método funciona porque mantiene la misma actitud y nivel de actividad para todas las tareas incluidas en el "paquete". Por ejemplo, la preparación de alimentos se puede complementar lavando platos, limpiando la estufa, etc. Y revisar el correo: con las llamadas necesarias, enviar plantillas de respuestas, etc. Intente siempre combinar tareas similares cuando planifique su día. Esto hará que su flujo de trabajo sea más fluido y consuma menos energía.
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Utilice una matriz de prioridad importante / urgente (matriz de Eisenhower)
¿Con qué frecuencia, después de completar un montón de tareas, se da cuenta de que esencialmente no ha hecho nada significativo? Entonces deberías probar esta herramienta.
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Empiece el día "difícil" o "fácil" (primero hágalo difícil o fácil)
Lo que hace por la mañana crea el estado de ánimo durante todo el día. Hay 2 opciones:
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Use una regla de "dicho-hecho" (tan pronto como surja una nueva tarea, programe un tiempo para procesarla y no la posponga)
¿Alguna vez has dicho "Volveré a esto más tarde"? Más bien sí. ¿Has vuelto? Más a menudo que no. Y entonces surgió una tarea similar y otra, y otra.
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Tenga siempre un cuaderno y un bolígrafo "a mano"
La memoria, como saben, una jovencita no es de fiar. Si está tratando de recordar todo lo que debe hacerse, al final del día, elabore una lista completa de tareas sin terminar. No se arriesgue, escriba todo lo que necesita recordar. Mantenga un bloc de notas y un bolígrafo en su lugar de trabajo, pero tampoco tenga miedo de usar las aplicaciones esenciales en su teléfono inteligente. A qué confiar su memoria es solo su elección.
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Utilice un administrador de contraseñas o sincronice cuentas
Si utiliza Internet de forma activa, debe recordar muchas contraseñas para diferentes sitios. Y si realmente hace esto, entonces está desperdiciando su energía psíquica en lo que un recurso de Internet puede hacer por usted. Instale un administrador de contraseñas para que ya no pierda tiempo y energía recordando o buscando su nombre de usuario y contraseña. Le recomiendo que se familiarice con esta opción con más detalle; realmente ahorra en muchas situaciones y ahorra tiempo.
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Trabaja cerca de la luz natural
El truco inteligente de productividad más importante parece simple: trabajar cerca de una fuente de luz natural (es decir, la luz solar). Las investigaciones muestran que la exposición a la luz solar mejora el sueño, mejorando así su bienestar y, a su vez, sus niveles de productividad. Por lo tanto, si puede, siéntese más cerca de la ventana (idealmente, con la capacidad de abrirla para ventilación). Como resultado, se beneficiará de una mejor calidad del sueño y una mayor productividad.
a) Escuche la tarea
b) Diga: "Con mucho gusto lo haré, solo mírelo primero".
c) Muéstrale tu lista de tareas
d) Diga: "¿Qué artículo debo posponer para tener tiempo para uno nuevo?"
e) Espere una respuesta
Estas acciones están muy cerca del fracaso, pero lo más importante es que mantienen una atmósfera de profesionalismo y responsabilidad.
Divide todas tus tareas en 4 categorías:
1) Importante / urgente (preparando una presentación para mañana)
2) Importante / no urgente (formación, trabajar en una presentación para una reunión en una semana)
3) No importante / urgente (respuestas a SMS, llamadas)
4) No importante / no urgente (navegación por Internet)
Importantes son aquellas tareas que afectan directamente su nivel de vida o metas a largo plazo, y las urgentes son aquellas que requieren una acción inmediata o tienen plazos.
La idea detrás de esta técnica es centrarse en la categoría 2 (importante / no urgente), porque invierte en su éxito real y a largo plazo y no le permite sumergirse en la categoría 1 (importante / urgente).
Esto le permitirá concentrarse solo en las tareas más importantes. También minimizará la probabilidad de que se acumulen tareas "críticas" y evitará el "agotamiento" que es consecuencia de intentar ponerse al día.
1) Completa la tarea más difícil para que todo lo demás parezca simple.
2) Primero haga la tarea más fácil para generar algo de impulso.
La primera opción dará sus frutos de inmediato con la inspiración, ya que todo lo demás en comparación con esto será "sobre nada". Pero la segunda opción le ayudará a facilitar su trabajo al reducir las posibilidades de procrastinación. ¿Qué opción es la más eficaz para ti? Te sugiero que pruebes ambos primero y veas cuál funciona mejor. Todos somos diferentes, por lo que experimentar aquí es perfecto.
Estas situaciones se repiten porque no agregamos (leemos, no escribimos) tareas a la lista de tareas pendientes, sino que simplemente nos "olvidamos" de ellas. Esto sucede, por regla general, con tareas sin importancia (comprar pan, recoger un paquete, limpiar en el garaje), pero si no reaccionas a tiempo, terminamos con un gran problema en forma de un montón de Casos vencidos. Para evitar este desarrollo de la situación, simplemente puede agregar cada nueva tarea a la lista de tareas pendientes y no tiene que depender de su memoria. El siguiente punto te ayudará con esto.
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