Reunión De Estilo De Coaching. Secretos De La Comunicación Empresarial Eficaz

2024 Autor: Harry Day | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 15:43

Una vez, como jefe novato del departamento de personal en producción, esperaba con entusiasmo la primera reunión de la dirección de la planta. Imaginé lo productivo que sería el trabajo del equipo directivo por el bien del equipo.

Mi subordinado, un inspector del departamento de personal, que trabajó aquí durante casi 50 años, no compartía mis brillantes expectativas. “No se sorprenda de que se culpe al departamento de personal de todos los problemas de la planta. No se preocupe por este estado de cosas, los líderes deben desahogarse y encontrar a los culpables. Y el formato de la reunión será más un bazar que una reunión organizada de colegas que necesitan llegar a una decisión común.

De hecho, la reunión me sorprendió con una falta de espíritu constructivo. Todos hablaron prácticamente al mismo tiempo, sin escucharse y sin recordar la agenda. Como resultado, los problemas "candentes" quedaron sin resolver y todo el tiempo se dedicó a discutir detalles insignificantes. Han pasado 10 años desde entonces, pero, según los responsables de varias empresas, aún se siguen celebrando reuniones similares.

¿Qué puedo recomendar como entrenador para que las reuniones sean constructivas y efectivas? Considere la solicitud y busque las mejores prácticas para implementarla. Primero, analiza si realmente necesitas realizar una reunión o ¿puedes hacerlo con otro formato de comunicaciones internas?

¿Cuándo realizar la reunión?

1. Es necesario un debate en equipo sobre un problema o una tarea.

2. Es necesario compartir información importante con el equipo y escuchar las opiniones de sus integrantes sobre este tema.

3. Quiere recopilar la mayor cantidad de ideas y puntos de vista sobre un tema importante

4. Existe un problema que afecta los objetivos de la mayoría de sus subordinados.

5. ¿Sabes que al equipo le gustaría reunirse y resolver conjuntamente algún problema, al mismo tiempo que se distribuye la responsabilidad de su implementación?

¿Cuándo no debería celebrar una reunión?

1. Tiene sentido utilizar otras herramientas de comunicación sin reducir el rendimiento.

2. La tarea es urgente / importante y la demora en resolverla puede ser demasiado costosa.

3. La pregunta es demasiado personal para plantearla en un debate público.

4. No hay suficiente tiempo para preparar y llevar a cabo la reunión.

5. Quiere usar la reunión como una herramienta para castigar a alguien de sus subordinados

Los diez puntos se pueden resumir en una oración. Realice una reunión cuando sea necesario el trabajo en equipo y no realice una reunión si no es necesario.

10 consejos para reuniones efectivas

Objetivo. Determine usted mismo para qué necesita organizar una reunión. ¿Qué resultados y de qué forma desea obtener al final de la reunión? ¿Hay que tomar decisiones? ¿Qué dificultades pueden surgir y cómo neutralizarlas? ¿En qué medida coinciden / difieren los objetivos de los participantes de la reunión? ¿Son posibles los conflictos de objetivos? Cuanto más cuidadosamente se resuelva la primera etapa, menos resistencia surgirá durante la reunión

Participantes. La composición de los participantes de la reunión se forma en función de sus objetivos. Invite a aquellas personas que puedan hacer una contribución realmente importante a la discusión de los temas de la reunión. Pon a prueba tus motivaciones para contratar un grupo de trabajo, ¿estás convirtiendo las reuniones en un teatro de un actor (tú mismo)? ¿Es realmente esta alineación la que será productiva? Vale la pena cambiar constantemente la composición de los participantes, formándola individualmente para cada reunión. Esto ayudará al gerente a evitar la rutina y a tener un impacto positivo en la dinámica del grupo

Formato. Elija el mejor formato de reunión en función de sus tareas. Si lo necesita, por ejemplo

1) informar al equipo sobre las innovaciones

Lleve a cabo una "reunión - mensaje informativo". La tarea de dicha reunión es informar a los participantes tanto como sea posible sobre los próximos cambios, el objetivo es reducir la resistencia. Una buena herramienta para ayudar a un líder sería un análisis FODA.

2) establecer tareas y asignar responsabilidades

"Orden de reunión". Un formato muy estructurado y claro, control de la situación, el objetivo es distribuir la responsabilidad por parte de los participantes de forma independiente. Esto reducirá el nivel de directividad que puede interferir con el desempeño de calidad de las tareas.

3) llegar a una decisión común

Organice una "reunión-negociación" durante la cual escuche las opiniones de todos los participantes. Estrategia de reunión de beneficio mutuo, el papel del líder es el moderador. Las herramientas de este formato son lluvia de ideas, encuesta multiposición, encuesta con tarjetas, esquema de análisis de problemas, etc.

Esquema de análisis de problemas, T. Edmüller

4) combinar para resolver el problema

La reunión de mediación es el formato óptimo para tal reunión. Es muy importante encontrar un moderador que disfrute de la autoridad del equipo. Un líder puede no ser siempre la mejor opción. Es mucho más efectivo invitar a un especialista externo (mediador, entrenador, consultor)

5) recopila ideas

“Meeting - Brainstorming” será 100% la mejor solución en este caso. Lo principal en este formato es seguir las reglas y el algoritmo de lluvia de ideas. Y también, mantenga una atmósfera de apertura y tranquilidad, recordando que la crítica mata la efectividad de tales reuniones.

6) mejorar la competencia

"Encuentro-aprendizaje". Este formato permite que el líder actúe como entrenador o entrenador. Comparta información útil con sus subordinados, discútala y planifique cómo la implementará en la funcionalidad diaria. Un buen hallazgo para los gerentes serán las reuniones de 30 minutos varias veces a la semana / mes, organizadas por ellos específicamente para el desarrollo de los subordinados. Una competencia, una técnica de desarrollo, un plan de acción es un algoritmo aproximado para este tipo de reuniones.

Un lugar. El lugar donde se reunirá con su equipo está determinado por el propósito y el formato de la reunión. El formato de capacitación y las “reuniones de mediación” pueden requerir salas de diferentes tamaños y equipos. Piense en esto de antemano. También es necesario que los asistentes puedan verse y poder hacer contacto visual con el líder de la reunión

Plan. Su plan de reunión debe estar por escrito. De hecho, esta es una agenda que incluye los siguientes puntos

- fecha, hora, ubicación

- el propósito de la reunión

- cuestiones a debatir

- el resultado deseado de la reunión y su forma

- formato

- el iniciador y quién está celebrando la reunión

- una lista de participantes, incluidos los invitados del exterior

Envíe el plan de la reunión a los participantes de la reunión, es posible que quieran agregar sus preguntas. Para ahorrar tiempo, puede resolver varios problemas en una reunión.

Reglas. Las reglas básicas para llevar a cabo las reuniones las establece el equipo y pueden diferir de una reunión a otra. Pero existen reglas permanentes, como el cumplimiento de los plazos, los acuerdos con los tomadores de decisiones, las restricciones impuestas por la política de la empresa, los acuerdos sobre la gestión de conflictos, etc

Protocolo. Se trata de una especie de resumen de la reunión, que describe todos sus puntos principales. Es elaborado por el secretario de la reunión, en base a las notas tomadas durante la reunión. El acta es firmada por el líder, el secretario de la reunión, así como por los participantes clave (los indicados en el plan de acción). Se envía una copia del acta a todos los participantes de la reunión

Tiempo. La gestión del tiempo es uno de los aspectos clave de la eficiencia de las reuniones. Empiece siempre la reunión a la hora señalada, porque luego no podrá lograr la puntualidad. Establezca plazos para todos los puntos del plan y supervise su implementación. Siga la regla de 60x20x20:

Dedique el 60% de su tiempo a cuestiones urgentes / importantes.

Deje el 20% del tiempo en temas imprevistos y preguntas urgentes que surgen repentinamente

Asignar el 20% del tiempo a los llamados. necesidades sociales: descansos, almuerzo, conversación, etc.

El final. Para terminar bien la reunión, haz un balance del trabajo en equipo. Note lo que el equipo ha logrado, repase los puntos del plan desarrollado, asegúrese de que todos los presentes comprendan y apoyen lo planeado. Al final de la reunión, genere una notificación resumida que se enviará a todos los participantes de la reunión, incluidos los que están ausentes. Registre en él una lista de participantes, las principales preguntas de discusión, decisiones tomadas, un plan de acción y los responsables de cada uno de sus puntos, plazos, puntos de control, la fecha de la próxima reunió

El control. Las situaciones en las que todo termina con una reunión no son infrecuentes. Para actuar, necesita deseo y motivación, así como control sobre la implementación de las decisiones. Definir puntos de control y sus responsables directamente en la reunió

Dificultad para realizar reuniones

1. Conflicto

Durante las reuniones, a menudo surgen situaciones de conflicto. A veces estallan tanto que la reunión se convierte en un torrente de acusaciones mutuas y ataques personales. ¿Qué debe hacer el gerente en este caso?

- Posponer la discusión del tema controvertido y resolverlo posteriormente, en el marco de esta reunión. En ese momento, las pasiones desaparecerán y los participantes podrán expresarse de manera constructiva.

- Traducir la solución al problema en un formato individual y reunirse con partes en conflicto fuera de la junta general.

- Arregle la pregunta e invite a considerarla en la próxima reunión

- Ofrecer un compromiso

2. Barreras de comunicació

Los consejos, las amenazas, las críticas, los reproches, los "diagnósticos" y las etiquetas, las recomendaciones, las órdenes, los clichés y la redacción común pueden servir como obstáculos para una reunión. Las barreras de comunicación provocan resistencia y antipatía. Es importante que el líder se dé cuenta de estas cosas y las llame la atención de los miembros del grupo de trabajo. Para eliminar las barreras a la comunicación, cree una regla de trabajo adicional a este respecto. Y también mejorar sistemáticamente la competencia comunicativa del equipo.

3. Errore

Las desventajas y errores en la realización de reuniones se pueden notar en cualquier empresa. Los más típicos son:

- incumplimiento de los objetivos establecidos

- incumplimiento de la normativa

- falta de información para los participantes de la reunión

- mantener a los empleados en el momento más productivo

- presión de la cabeza o viceversa, pasividad y connivencia

- inacción después de la reunión

Sus reuniones pueden convertirse en un valioso recurso de gestión o en un agujero negro en el que el tiempo se disuelve sin dejar rastro. La decisión es tuya.