¿Cómo Mejorar La Eficiencia Y La Productividad, O Cómo Organizarse?

2024 Autor: Harry Day | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 15:43

Si miras a una persona moderna, es fácil ver que la velocidad y la complejidad de las cosas que ahora necesitan ser tratadas en la vida se han multiplicado con el volumen de cosas que tenían que hacerse hace 50 años.

La gente tiene prisa, pero no a tiempo. La vida de la persona promedio está llena de varios mensajeros, servicios sociales. redes, correo electrónico y docenas de otras distracciones que afectan la eficiencia y la productividad todos los días. Mientras tanto, la eficiencia y la productividad personal es la clave del éxito, de ellas depende el nivel y la calidad de tu vida.

Solo hay 24 horas en un día. El éxito es el equivalente a lo que haces en ese tiempo. Por eso, muchos sueñan con las horas 25 y 26 del día. Pero para tener éxito, no es necesario cambiar el cronómetro natural. Basta con reconsiderar su enfoque del trabajo, y esto es lo que haremos en este artículo:

- El juego debería valer la pena.… No debe desperdiciarse en cosas sin sentido y sin importancia. Imagínese cuánto tiempo tendrá si elimina las tareas rutinarias e innecesarias de su agenda.

- Trabajar por resultados … ¿Cual es tu meta? ¿Qué le gustaría lograr antes de fin de año? Sorprendentemente, pocas personas pueden responder claramente a estas preguntas. Decide lo que quieres (lanzar una startup, conseguir una promoción, aumentar las ganancias, etc.) y avanzar con confianza hacia tu objetivo, dedicando al menos tres horas al día a trabajar en él.

- Limpieza del espacio de trabajo. Organiza tu lugar de trabajo. Un escritorio desordenado le dificulta concentrarse, porque en una atmósfera de caos, es difícil enfocar su atención en los detalles del trabajo por delante. Ordene los papeles y archive las carpetas innecesarias. Esto le ayudará a organizar sus pensamientos y completar eficazmente la tarea en cuestión.

- Estado de la transmisión. El concepto de flujo fue desarrollado por el profesor de psicología Mihai Csikszentmihalyi. Según su investigación, un estado de fluidez ocurre cuando un problema es difícil, solucionable e interesante. Si la tarea que tienes que hacer es demasiado difícil, no sabes cómo abordarla, entonces te embarga la ansiedad. Si, por el contrario, la tarea es demasiado fácil, se aburre, ni siquiera quiere tomarla.

Para trabajar el estado de flujo, busque un lugar apartado (una oficina o un café cerca de la oficina, no importa) y sumérjase en el proceso. En este caso, las tareas del mismo tipo deben agruparse y resolverse en bloques.

- De una sola tarea … La multitarea no aumenta, pero disminuye el rendimiento personal. De lo contrario:

1 Ella es agotadora. Cuando te aferras a una cosa u otra todo el día, pero no ves el resultado, te sientes completamente abrumado. En lugar de satisfacción por las tareas completadas, frustración y estrés.

2 Golpea la calidad. Haciendo varias cosas a la vez, existe una alta probabilidad de equivocarse en una de ellas (o en cada una). Como resultado, tendrá que rehacer e incurrir en pérdidas (temporales, financieras, etc.).

3 Ella destruye los lazos sociales. Cuanto más fluye la información, más difícil es gestionarla. Si está escribiendo una carta a su pareja y al mismo tiempo hablando con su esposa por teléfono, entonces no se sorprenda cuando escuche de ambos que es poco sincero o desatento.

Para ser más eficiente, cambie al modo de tarea única.

- Planificación diaria … Trabajar sin un objetivo específico no tiene sentido, así que antes de comenzar, haga un plan de acción para el día. Tómese 15 minutos para anotar sus tareas actuales y luego clasificarlas. Después de eso, puede ponerse manos a la obra de manera segura, sus tareas serán sistematizadas y sus acciones serán ordenadas. Mucha gente percibe la planificación como una pérdida de tiempo, pero quienes la utilizan saben cuánto aumenta la productividad profesional.

- La regla de los dos minutos … Si la tarea toma menos de 2 minutos, ¡simplemente hágalo! Dejamos de lado docenas de cosas que se pueden hacer en literalmente 2 minutos para más tarde, inflando todo un problema. Saque la papelera, responda un mensaje, llame al servicio de asistencia: la lista de tareas pendientes de dos minutos puede continuar indefinidamente. Sí, no todas las tareas aparentemente simples terminan tomando exactamente 2 minutos. Pero cuanto menos te “juntes con el espíritu”, más tiempo te quedará directamente para la actividad.

- Prioridad … No hay tanto tiempo en el día para estar al día con todo, por lo que es importante establecer las prioridades correctas en su trabajo. Intente completar primero las tareas más urgentes e importantes.

- Vacío de información … Desenchufe su teléfono y no revise su bandeja de entrada de correo electrónico. Si planea comenzar una tarea difícil, intente concentrarse en ella tanto como sea posible. Protéjase de las llamadas telefónicas, los mensajes SMS y los correos electrónicos que le distraigan. Parece que cada una de estas acciones tomará solo unos minutos, pero su línea de pensamiento se verá interrumpida. Por lo tanto, tendrá que dedicar más tiempo y esfuerzo para completar la tarea principal.

- Plazos … Muchas personas perciben los plazos como horribles, porque si no se cumplen, habrá problemas. De hecho, los plazos son una gran disciplina, lo que significa que te ayudan a lograr tus objetivos. Al abordar un caso en particular, asegúrese de indicar la hora de su inicio y final. Conociendo el plazo para la finalización de la obra, te resultará más fácil planificar y destinar tus esfuerzos y tiempo. Pero tenga cuidado, no establezca fechas límite "sobredimensionadas". Recuerde: el trabajo ocupa todo el tiempo asignado (Ley de Parkinson).

- El descanso está por encima de todo. Solo los robots pueden funcionar sin interrupciones, e incluso aquellos fallan con el tiempo. Sin embargo, muchos de nosotros nos sentimos culpables si, por ejemplo, bebemos café durante demasiado tiempo en el almuerzo. Una persona no puede ser 100% productiva durante todo el día. La concentración es como un músculo: necesitas descansar para trabajar con eficacia. Un descanso de 15 minutos "reiniciará" su cerebro y estará listo para realizar tareas nuevamente con la concentración y la dedicación adecuadas.

- rebanado fino … Divida una tarea grande en varias más pequeñas. Una tarea compleja suele requerir mucho tiempo y esfuerzo. Para que sea más fácil hacer frente a la tarea en cuestión, divídala en varias intermedias. Esto ayudará a distribuir uniformemente sus puntos fuertes y en cada una de estas etapas para ver los resultados del trabajo realizado. ¡Esto hará que el proceso sea más rápido!

- Utilizar tecnología. Los avances tecnológicos del último siglo han hecho que sea mucho más fácil completar más tareas en menos tiempo. Por lo tanto, sea receptivo a las nuevas tendencias, dispositivos y programas emergentes. ¿Por qué no aprovechar una fuente de ganancias de productividad?

- La magia de los números. Puede influir mejor en la situación cuando la comprende a través de los números. Lleve un registro de todos los indicadores que le interesan. Por ejemplo, desde el número de horas trabajadas y los informes elaborados hasta la productividad por hora de tiempo de trabajo. Utilice un sistema de informes, software de gestión de proyectos, SharePoint, hojas para compartir de Google Docs, un planificador o simplemente una pizarra para realizar un seguimiento de las métricas importantes del equipo.

Siguiendo estas sencillas pautas, puede aumentar su eficiencia y productividad trabajando menos y logrando más.

Si quieres formar tu propio sistema de autoorganización que te permita ser perezoso y no requiera violencia contra ti mismo, el programa te ayudará en esto: AUTORGANIZACIÓN PARA CINTAS SIN VIOLENCIA.

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Eso es todo. Hasta la proxima vez. Atentamente Dmitry Poteev.